Cómo Priorizar el Trabajo Pendiente

Ganar claridad y simplificar la toma de decisiones respecto al trabajo y su administración en el tiempo no es tan fácil cómo parece. Aprende cómo priorizar el trabajo con una herramienta sencilla.

En la vida moderna con frecuencia no hemos comenzado a trabajar cuando ya tenemos una preocupación premonitoria en la cabeza: «Cuántas cosas tengo por hacer. ¡No me va a dar tiempo!» Sin embargo, no todo lo que nos proponemos (o nos exigimos) hacer durante el día tiene el mismo valor.

Para ganar claridad y simplificar la toma de decisiones respecto a nuestros deberes laborales y su administración en el tiempo, es necesario tener en cuenta dos aspectos expuestos por Stephen R. Covey en su famoso libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva»: se trata de la importancia de la labor y la presión temporal implicada en hacerla. Aquí les presentamos un resumen:

El factor «importancia». Hace referencia a las consecuencias de hacer o no una labor. Algo se considera importante por las consecuencias que acarrea. En ocasiones podemos tener muchas cosas por hacer pero una sola destaca por su importancia, mientras que las demás no la tienen. En otros casos, pueden coexistir varias tareas, todas ellas de primera importancia.

El factor «urgencia». Se trata básicamente de determinar la presión temporal implicada en efectuar dicha tarea. Hay labores que tienen una lata urgencia pues se hacen solo una vez y que no aceptan demora alguna; hay otras con baja urgencia pues no tienen una fecha límite inamovible.

Normalmente equiparamos por error urgencia con importancia, pero la distinción que hace Covey nos permite entender que puede haber cosas objetivamente «urgentes» -porque tienen fecha límite-, que sin embargo subjetivamente no consideramos importantes.

Con estos dos factores se construye una pequeña matriz en la cual acomodar y escribir cada una de las cosas que tenemos planeadas hacer en el día, semana o mes. El resultado son 4 cuadrantes, cada uno con sus características específicas, que nos indicarán cómo priorizar el trabajo acumulado.

Para los que se distraen con facilidad, es recomendable tener la matriz escrita para recordarla, pero en cualquier caso lo importante es tener presente la claridad que ella otorga.

Cuadrante 1. Parecer ser muy importante – y lo es- ya que las cosas que aquí escribamos son al mismo tiempo urgentes e importantes, pero debemos intentar evitarlo al máximo.

Las personas que van a «salto de mata» siempre tienen cosas en él: constantemente están solucionando cosas que se podrían haber realizado antes sin tanto estrés ni urgencia, si hiciesen una buena planificación y gestión.

En este cuadrante las personas eficaces solo ponen aquellas tareas derivadas de imprevistos que no han podido ser anticipados y que resultan importantes. Para solucionarlos se requiere de reuniones o gestiones urgentes, modificaciones a los planes originales o entregas aceleradas de documentos.

Cuadrante 2. En realidad es el más importante, al que más tiempo le hemos de dedicar. En este cuadrante hemos de poner todas las tareas muy importantes para el mediano y largo plazo.

El problema está en que lo no-urgente tendemos a posponerlo por la ilusión de que podremos hacerlo más adelante, o porque nos liamos constantemente a hacer cosas que no son importantes. Pero una gestión eficiente requiere que todo lo que se ponga en este cuadrante sea prioritario y se haga lento pero sin pausa ni demora. De esta manera, pocas tareas llegarán a convertirse en urgentes.

Si nunca se hacen pausas y reflexiones para ver lo que está pasando con nuestra rutina diaria y nuestros deberes, será difícil reconocer las tareas importantes que se encuentran más allá de las labores absorbentes del día a día.

Lo habitual es que en esta sección de la matriz se pongan tareas los que tienen que ver con los grandes objetivos o cambios que nos planteamos, con los medios o estrategia para lograrlos y con la supervisión necesaria para lograrlos, entre otras cosas.

Cuadrante 3. Ahí pondremos aquellos deberes que tienen una fecha límite o que representan una oportunidad irrepetible, pero cuya importancia no es muy relevante. Cuando las labores muy importantes ya estén bien encarriladas, se podrá dedicar tiempo a las cosas que estén ahí, pero antes no.

Cuando no entendemos lo anterior con claridad, muchas de las cosas que caen en este cuadrante nos generan sensación de frustración, pues ocupan nuestro valioso tiempo y sin embargo no producen resultados importantes.

Cuadrante 4. El menos importante de todos. En ocasiones, sin embargo, por no saber cómo afrontar y solucionar lo importante nos refugiamos en hacer cosas que entran en este cuadrante, con lo cual tenemos la sensación de estar «activos», pero eso sí, en nada verdaderamente útil.

Solo cuando los deberes de mayor importancia y urgencia ya estén solucionados, se puede dedicar tiempo a las cosas de este cuadrante.

El tiempo es el mismo para todos, nadie tiene días de 25 horas. La gente y los equipos que aprenden a diferenciar bien el valor de cada una de sus obligaciones se asegura de hacer primero lo que está en el segundo y primer cuadrante, solo después se dedica al tercero y por último, al cuarto. De esta manera se gana eficiencia y tranquilidad, pues incluso con toda la ayuda que proporcionan las tecnologías para hacer «más con menos», las cosas por hacer siempre nos parecen infinitas, pero nunca tendrán el mismo valor y peso.